Rejsebestemmelser

Gruppen har én kontaktperson (bestiller), som er juridisk ansvarlig for hele gruppen og ansvarlig for, at alle typer af information og dokumenter videregives til hele gruppen. Bestilleren identificeres på fremsendte tilbud og faktura og skal være fyldt 18 år. Elever kan ikke stå som bestillere. Venga Travel er ikke ansvarlig, såfremt information og dokumenter ikke videreformidles fra kontaktpersonen til den øvrige gruppe. Gruppen kan således ikke påberåbe sig mangler i de tilfælde, hvor disse skyldes mangelfuld eller forkert videreformidling fra kontaktpersonen. Kontaktpersonen (bestiller) har endvidere det fulde ansvar i det tilfælde at der formidles forkerte og/eller mangelfulde data omkring gruppen til Venga Travel.

Venga Travel skal orienteres skriftligt pr. e-mail såfremt gruppen ønsker at ændre bestiller.

Venga Travel udarbejder kun skriftlige tilbud. Alle tilbud er afgivet på grundlag af de priser, kurser og skatter, som Venga Travel har kendskab til på datoen for afgivelsen af tilbuddet. Ændringer kan forekomme i de tilfælde, hvor Venga Travels leverandører foretager prisændringer. Det fremsendte tilbud skal godkendes skriftligt af gruppens kontaktperson (bestiller), som herved bestiller grupperejsen i sin helhed, som den fremgår af tilbuddet. Såfremt tilbuddet godkendes af andre end gruppens kontaktperson (bestiller), bliver denne person kontaktperson (bestiller) for hele gruppen.

Venga Travel opererer med to slags tilbud:

• Uforpligtende tilbud / Overslag
• Tilbud — Pris- og indholdsfast

Det uforpligtende tilbud er et overslag og således ikke pris- og indholdsfast. Et uforpligtende tilbud tjener til planlægning af rejsen og kan løbende ændres eller forlænges, såfremt bestiller ikke er klar til endelig bestilling. Et uforpligtende tilbud udløber automatisk efter 30 dage.

Når bestiller er klar til bestilling udarbejdes det pris- og indholdsfaste tilbud. Det betyder at Venga Travel konfirmerer pris og indhold hos sine leverandører.

Sammen med tilbuddet modtager bestiller de gældende rejsebestemmelser som forventes gennemlæst. Rejsebestemmelserne accepteres automatisk ved bestilling af grupperejsen gennem skriftlig godkendelse af det fremsendte tilbud.

Venga Travel tilbyder studierejser i samlede pakker, som de fremgår af hjemmeside, brochuremateriale og tilbud. Programydelser kan udelukkende købes i sammenhæng med logi og/eller flyrejse. Enkeltaktiviteter tilbydes ikke og enkeltydelser udspecificeres ikke yderligere end de fremgår af tilbud eller faktura. Et fremsendt tilbud er gældende til kl. 17.00 på den på det fremsendte tilbud anførte dato.

En grupperejse godkendes pr. e-mail på baggrund af det af Venga Travel fremsendte tilbud. Indbetalingsfrister for depositum og restbetaling fremgår af faktura. Bestilling er bindende for hele gruppen med det deltagerantal og elevfordeling, der fremgår af tilbud og faktura — uanset bestillingsform.

Med mindre andet fremgår af det fremsendte tilbud, udgør 1. betaling 30% af rejsens samlede pris for den samlede gruppe. Kontaktpersonen (bestiller) hæfter altid for manglende indbetaling af 1. betaling/30%. Såfremt 1. betaling/30% ikke indbetales rettidigt, forbeholder Venga Travel sig ret til at annullere aftalen.

Frist for indbetaling af 1. betaling/30% fremgår af faktura og vil normalt være fakturadato +14 dage. Aftalen er først bindende for Venga Travel, når det fulde beløb er modtaget af Venga Travel. Separat faktura for 2. betaling/70% fremsendes 60 dage før afrejse til betaling senest 50 dage før afrejse.

Den udfyldte navneliste skal returneres til Venga Travel senest 60 dage før afrejse. Manglende rettidig fremsendelse af korrekt udfyldt navneliste indenfor den angivne frist medfører gebyr på kr. 300,00 pr. deltager.

Omkring 30 dage før afrejse fremsendes det endelige rejseprogram. Ca. 7 dage før afrejse fremsendes billetter og øvrige nødvendige dokumenter. Ved manglende rettidig indbetaling af restbetaling forbeholder Venga Travel sig ret til at opkræve et rykkergebyr på kr. 300,00 pr. deltager eller alternativt annullere aftalen og betragte denne som en afbestilling med samme vilkår som beskrevet senere i disse rejsebestemmelser.

Normalt er fagprogrammer indeholdt i prisen og aftales løbende mellem bestiller og Venga Travel, som altid forbeholder sig ret til at ændre dele af fagprogrammet, eller programmet i sin helhed, da mange besøg og aktiviteter først kan bekræftes endeligt meget tæt på afrejsen. Fagprogrammet skal være endelig aftalt senest 70 dage før afrejse. I undtagelsestilfælde kan dele af eller hele programmet blive aflyst med kort varsel. I de tilfælde vil Venga Travel, efter bedste evne, forsøge at tilbyde et alternativt program med lignende indhold, hvis muligt.

Program på ankomst- og afrejsedage er altid på gruppens (bestillers) eget ansvar i forhold til gennemførelse. Venga Travel anbefaler at ankomst- og afrejsedage holdes programfrie. Såfremt bestiller eller anden repræsentant for gruppen, på eget initiativ, ændrer i programmet og herved forpasser muligheden for deltagelse i andre programsatte aktiviteter eller mister transport med fly, bus, tog eller skib er dette gruppens eget ansvar. Dette gælder ikke hvis Venga Travel i programmet specifikt har anført at gruppen selv kan tilrettelægge programpunktet eller ændre i det.

Der tages forbehold for prisændringer efter aftalens indgåelse og indtil 20 dage før afrejse der skyldes:

1. At gruppens antal og/eller kønsfordeling ændrer sig.
2. At rejsedage i form af ankomst og/eller afrejse ændrer sig.
3. At ikke bekræftede ydelser ikke kan gennemføres.
4. Ændrede transport- og/eller brændstofpriser.
5. Nye skatter/afgifter samt ændringer i skatter og afgifter.
6. Ændrede valutakurser.
7. Ændrede priser hos underleverandører generelt.

I tilfælde af prisændringer informerer Venga Travel bestiller hurtigst muligt. Prisændringer afledt af ovenstående berettiger ikke til afbestilling af rejsen og en eventuel ekstra fakturering skal være Venga Travel i hænde inden afrejse. Venga Travel er ikke berettiget til at ændre prisen senere end 20 dage før afrejse.

Bestiller kan frit disponere over det bestilte antal pladser i gruppen sålænge den enkelte deltager overholder de for rejsen opstillede krav. Senest 60 dage før afrejsen skal gruppen være endeligt sammensat i forbindelse med fremsendelse af den udfyldte navneliste.

Det er herefter kun muligt at overdrage rejsen for enkelte deltagere mod et ekspeditionsgebyr på min. kr. 1.000. Venga Travel har endvidere ret til at nægte overdragelse af rejsen.

50% af gruppens samlede pris på rejsen tilbagebetales ikke. Finder afbestillingen sted senere end 59 dage før afrejse fortabes den samlede rejses pris. Venga Travel forbeholder sig endvidere ret til at afvige fra ovenstående, i det tilfælde, at det benyttede flyselskabs og/eller logis afbestillingsbetingelser påvirker Venga Travels afbestillingsbetingelser.

Den samlede gruppe kan reduceres med op til 10%. Det betyder at enkeltpersoner kan afbestilles uden omkostning indtil 60 dage før afrejse, sålænge det er indenfor 10% af den samlede gruppe.

Ved afbestilling indenfor 10% mellem 59 og 40 dage før afrejse forbeholder Venga Travel sig ret til at tilbageholde 70% af gruppens samlede rejsepris delt med antal deltagere (elev eller lærer). Ved afbestilling indenfor de 10% med mindre end 40 dage til afrejse fortabes den samlede rejses pris for den enkelte deltager.

Opmærksomheden henledes endvidere på, at der kan forekomme prisændringer for de øvrige deltagere i rejsen, såfremt én eller flere deltagere afbestilles. Venga Travel forbeholder sig endvidere ret til at afvige fra ovenstående, i det tilfælde, at det benyttede flyselskabs og/eller logis afbestillingsbetingelser påvirker Venga Travels afbestillingsbetingelser.

Nedjustering udover 10% medfører 100% tab for den/de afbestilte deltagere.

Det påhviler gruppens deltagere selv at være tilstrækkeligt forsikringsdækket i forhold til lægebehandling, tandlæge, sygehusophold, hjemtransport og evt. tilkaldelse/sygeledsagelse og alle andre former for akut og subakut assistance. Vi anbefaler at alle deltagere medbringer det blå EU sygesikringskort. Det anbefales kraftigt, at der tegnes almindelig rejseforsikring for alle deltagere.

Venga Travel anbefaler at der tegnes afbestillingsforsikring hos et forsikringsselskab. Denne forsikringstype skal normalt være tegnet senest på datoen for indbetaling af depositum på rejsen. Dette bør undersøges hos forsikringsudbyderen.

Gruppen repræsenteret ved bestiller sørger selv for alle nødvendige pas, visa og vaccinationer. Det skal særligt bemærkes, at deltagere fra nogle lande skal have både transit- og opholdsvisa. Venga Travel forbeholder sig ret til at udelukke deltagere, som ikke har de fornødne dokumenter, fra deltagelse på rejsen eller dele af rejsen. Det anbefales at bestiller holder sig løbende orienteret om indrejserestriktioner på den valgte destination gennem Udenrigsministeriets hjemmeside.

Gruppen repræsenteret ved bestiller skal omhyggeligt kontrollere de papirer, mails og dokumenter som fremsendes fra og til Venga Travel. Desuden skal bestiller kontakte Venga Travel uden ophold såfremt mangler eller andet indvirker på programmets gennemførelse, som det fremgår i det program der er fremsendt fra Venga Travel.

Navn på pas og flybillet skal være helt identiske. De fleste flyselskaber kræver et stort gebyr for ændring af navn på billetten, i fald der er fejl. Gebyrets størrelse afhænger af flyselskabet og tidspunktet for ændringen. I visse tilfælde annulleres billetten helt og deltageren må købe en ny til dagspris. Venga Travel hæfter under ingen omstændigheder økonomisk i de tilfælde og alle navne indsættes som de er modtaget fra bestiller eller dennes repræsentant.

Venga Travel Danmark ApS CVR. 34 89 15 10 er ansvarlig for at de på fakturaen, indgåede aftaler overholdes. Ved opståede fejl og mangler skal gruppen straks underrette Venga Travel eller dennes repræsentant på destinationen, således at Venga Travel får mulighed for at afhjælpe problemet indenfor rimelig tid. Såfremt manglen afhjælpes indenfor rimelig tid har gruppen ikke krav på erstatning.

Såfremt en mangel først meddeles Venga Travel efter gruppens hjemkomst, fortabes retten til at gøre indsigelse og på nogen anden måde fremføre krav mod Venga Travel. Krav om erstatning fordrer skriftlig dokumentation for at bestiller har gjort opmærksom på en fejl eller mangel overfor Venga Travel eller dennes repræsentant på destinationen, indenfor rejseperioden.

Venga Travel kan ikke gøres ansvarlig for forhold der skyldes:

1. Gruppens egne forhold.
2. Uvedkommende tredjemand.
3. Udefra kommende omstændigheder, som Venga Travel og/eller personer som Venga Travel er ansvarlig for, ikke med passende omhyggelighed kunne forudse ved bestillingen.
4. Force majeure eller force majeure lignende forhold — herunder nævnes særligt alle typer udbrud af epidemier, karantæner, isolationer påbudt af en myndighed, alle typer usædvanlige vejrforhold, naturkatastrofer, orkan eller vulkanudbrud.

Venga Travel vil ikke være ansvarlige for nogen skade, sygdom, død, tab (for eksempel tab af ejendele eller tab af nydelse), skader, udgifter, omkostninger eller andet beløb eller krav af enhver art. Yderligere kan Venga Travel ikke på nogen måde gøres ansvarlig for tab eller skade, der relaterer sig til tjenester, som bestiller har indgået separate kontrakter for med andre udbydere/leverandører og som ikke udgør en del af det rejseprodukt der er købt gennem Venga Travel. Kan Venga Travel og kontaktpersonen (bestiller) ikke opnå enighed omkring evt. erstatning, kan kontaktpersonen (bestiller) indgive klagen for Rejseankenævnet.

Rejseankenævnet har udarbejdet vejledende retningslinjer, som Venga Travel følger. Der ydes normalt ikke kompensation i forbindelse med hjemrejsen, da den rejsende ikke mister tid på destinationen. Der henvises til Rejseankenævnets hjemmeside for yderligere information.

Såfremt grupperejsen ikke indeholder transport fra Danmark til destinationen, fortabes retten til alle måltider, overnatninger og program og andre elementer indeholdt i pakken, som mistes pga. af forsinkelsen. Venga Travel hæfter under ingen omstændigheder der ligger uden for rejsepakkens ydelser og som påvirkes af forsinkelse — uanset årsagen hertil.

Venga Travels ansvar for mangler samt person- og tingskader er begrænset til de erstatningsbeløb, der er fastsat i de internationale konventioner, som gælder for tjenesteydere, der af Venga Travel benyttes ved gennemførelsen af de programsatte rejser.

For international flytransport er ansvaret begrænset i henhold til Warszawa Konventionen. For internationale togtransporter er ansvaret begrænset i henhold til COTIF/CIF-konventionen. For internationale skibstransporter er ansvaret begrænset i henhold til Athen-konventionen. Såkaldte "værdigenstande" erstattes ikke efter regelsættene.

Det er deltagernes eget ansvar at være forsikret i tilfælde af tyveri, bortkommet eller beskadiget bagage. Desuden påhviler det deltageren selv at sikre sin egen bagage i forbindelse med bus- og togskift eller hvor bagagen er udleveret til deltageren selv i forbindelse med mellemlanding med fly eller anden transport.

Venga Travel og dennes underleverandører påtager sig intet ansvar for glemte sager og effekter, som deltagerne har efterladt under opholdet. Ved eftersendelse opkræves et ekspeditionsgebyr på kr. 500,- + porto.

Ved accept af tilbud tilmeldes bestiller og uddannelsesinstitution til løbende modtagelse af faglige nyhedsbreve og fagspecifikke emails — med mindre bestiller framelder dette ved bestilling.